Helaas hebben veel ondernemers hier wel eens mee te maken: een klant die niet betaalt. U heeft een dienst of product geleverd, maar de klant betaalt niet. Als schuldeiser moet u dan optreden om uw geld te krijgen. In dit artikel van Superpress leest u wat u kunt doen als uw klant niet betaalt en wanneer u extra kosten in rekening kunt brengen.
- Verschillende stadia van wanbetaling
- Hoe zit het met de incassokosten?
- Betaalt uw klant nog steeds niet? Lees dan deze tips
1. Verschillende stadia van een klant die niet betaalt
Het aanmaanproces doorloopt verschillende fasen. Deze zijn over het algemeen van toepassing in het geval u te maken heeft met een niet-betalende particuliere klant. Heeft u een probleem met een zakelijke klant die niet betaalt? Gebruik dan uw algemene voorwaarden. Heeft u geen incassokostenbeding in de voorwaarden opgenomen? Dan gelden de volgende fasen.
1.1 Uw klant is in verzuim
De klant heeft niet direct betaald op het moment van aankoop. De klant ontvangt dan een factuur met daarop de datum waarop de betaling dient te geschieden. Dit is de betalingstermijn. Indien u binnen deze termijn geen betaling ontvangt, is uw klant in verzuim. De klant is ook in verzuim als je hem schriftelijk in gebreke stelt en de klant niet binnen de betalingstermijn betaalt. Veel bedrijven schrijven in hun algemene voorwaarden dat de betaling binnen een bepaald aantal dagen (vaak 14 dagen) moet worden voldaan, waarbij te late betaling direct leidt tot wanbetaling.
1.2 Stel uw klant in gebreke
Stuur uw klant een brief waarin u vermeld hem of haar in gebreke te stellen. U vraagt uw klant om dan alsnog binnen 14 dagen te betalen.
1.3 Aanmaningsbrieven verzenden
Betaalt de klant nog steeds niet? Stuur een herinneringsbrief met een herinnering voor de incassokosten. Dit staat bekend als een “veertiendaagse brief”. In deze brief laat je ons weten dat de betaling nog niet is ontvangen en geef je de klant opdracht om binnen 14 dagen te betalen. In deze 14-dagenbrief geeft u ook aan dat u incassokosten in rekening brengt als hij nu niet betaalt. In de brief moet u ook de hoogte van de incassokosten vermelden. De termijn van 14 dagen gaat in op de dag nadat de brief van 14 dagen is verzonden.
1.4 Laatste aanmaning- en incassokosten
Geef uw klant schriftelijk een laatste betalingsmogelijkheid. In deze stap kunt u de incassokosten berekenen. U kunt hiervoor de voorbeeldbrief “Laatste herinnering” gebruiken. Als u incassokosten en rente in rekening wilt brengen, moet u aangeven dat u deze claimt. U moet ook de hoogte van de incassokosten aangeven.
2. Hoe zit het met de incassokosten wanneer een klant niet betaalt?
Er kunnen kosten in rekening worden gebracht om ervoor te zorgen dat uw klant toch betaalt. Kosten die u maakt om buitengerechtelijk te worden betaald, worden buitengerechtelijke incassokosten genoemd. De hoogte van de incassokosten wordt bepaald volgens een bij wet voorziene schaal. De wet is van toepassing op vorderingen tussen ondernemers en consumenten. Afwijkingen tussen bedrijven kunnen indien overeengekomen (bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden).
3. Betaalt uw klant nog steeds niet? Lees dan deze tips
- Verwerk het verschil tussen uw incassokosten voor particulieren en voor bedrijven in uw algemene voorwaarden.
- Het ontstaan van incassokosten is onredelijk als van meet af aan duidelijk is dat uw klant de factuur niet wil betalen, bijvoorbeeld omdat hij er niet mee instemt. Meerdere herinneringen versturen heeft in dit geval geen zin. U kunt direct een gerechtelijke procedure starten.
- Verstuur uw brieven aangetekend en per post.
- Als uw klant meerdere facturen niet betaalt, kunt u incassokosten berekenen op basis van het totaal openstaande bedrag.